En France, c’est plus de 400 salons et foires professionnels qui se tiennent chaque année, à Paris et en Province. Cette année, votre entreprise a réservé un stand sur le prochain salon professionnel de votre secteur et il est temps de penser à l’organisation de l’événement. Si vous n’avez pas le temps, ni les ressources nécessaires en interne, sachez que faire appel à une agence événementielle pour vous aider à organiser votre salon comporte de nombreux avantages et vous simplifie la vie. L’organisation d’événements est un métier à part entière qui demande une connaissance précise du marché et surtout un large réseau de prestataires. Vous pouvez faire appel à une agence événementielle pour vous accompagner sur l’intégralité de votre projet ou pour vous accompagner sur des missions très précises comme la conception de votre stand.
Une agence événementielle pour concevoir un stand sur-mesure
Certaines agences événementielles sont spécialisées dans la conception de stand sur-mesure, on les appelle parfois des “standistes”. Ces agences possèdent un réel savoir-faire dans ce domaine et un large réseau de partenaires. Si vous décidez de faire appel à une agence événementielle pour concevoir un stand sur-mesure, celle-ci vous proposera plusieurs maquettes de stands en fonction de vos objectifs et de votre budget. Il existe plusieurs types de stand, du stand parapluie (facilement transportable) au stand sur-mesure. Les maquettes proposées s’adaptent au nombre de mètres carrés que vous avez réservés lors de votre inscription au salon. En fonction de l’emplacement de votre stand sur le salon (angle, allée centrale, etc.), l’agence vous conseillera aussi sur le meilleur moyen de fluidifier le trafic (sens d’entrée et de sortie par exemple). Sachez qu’il est possible d’acheter le mobilier qui sera présent sur votre stand ou bien de le louer, ici aussi tout dépend de votre budget et de votre fréquence de participation à des événements professionnels. L’agence événementielle organise aussi toute la logistique autour de l’installation du stand sur le salon, elle possède en général ses propres régisseurs.
Une agence événementielle pour gérer l’animation sur le stand
Une fois que la disposition de votre stand est gérée, il faut désormais s’occuper de l’animation sur le stand durant le salon professionnel. Si vous faites appel à une agence événementielle pour gérer l’animation sur votre stand, la première rencontre consistera à définir vos objectifs en terme de trafic et de visibilité. Ces agences possèdent un réseau d’équipes d’animation et ont l’habitude de manager des hôtes et hôtesses. Vos équipes commerciales n’auront probablement pas le temps de gérer chaque visiteur, le recrutement d’un(e) ou plusieurs hôtes ou hôtesses pour gérer le flux de visiteurs, vous permet de fluidifier le trafic et de les diriger rapidement vers une personne qualifiée en fonction de leurs besoins. Ces hôtes et hôtesses peuvent aussi distribuer vos sacs de goodies ou vos brochures par exemple. Si vous décidez de mettre en place une animation spécifique, comme une démonstration, l’agence événementielle peut vous aider à programmer cette animation et établir avec vous une feuille de route.
Une agence événementielle pour gérer intégralement l’organisation du salon
Certaines entreprises n’ont pas de chef de projet événementiel intégré en interne et décident de faire appel à une agence événementielle pour gérer intégralement l’organisation du salon. Avec cette solution, vous avez un chef de projet dédié au sein de l’agence qui sera votre unique interlocuteur, et vous pouvez envisager sereinement votre participation au salon professionnel. Vous définissez avec l’agence vos objectifs et la mise en place d’indicateurs de performance (KPI), qui vous permettront d’étudier votre rentabilité une fois l’événement terminé. Ici, l’agence gère tout le projet dans son intégralité, de la conception du stand à son animation, en passant par toute la gestion logistique. L’agence met aussi en place un plan de communication pour annoncer votre participation à l’événement. Si vous n’avez pas les compétences en interne ou le temps de gérer ce projet, faire appel à une agence pour gérer toute l’organisation du salon est une solution idéale, mais qui demande un certain budget.
L’organisation d’un salon professionnel nécessite la mise en place d’un réel business plan pour détailler sa mise en place et son déroulement. Un chef de projet événementiel peut être désigné au sein de votre entreprise, ou vous pouvez faire appel à une agence événementielle externe, pour vous accompagner tout au long de l’organisation de cet événement. Les événements professionnels permettent de générer de nombreux contacts qualifiés et de promouvoir vos nouveautés produits. Alors pour que votre participation à un salon professionnel soit optimale, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel de l’événementiel.