Vous souhaitez participer à un salon professionnel de votre secteur, mais vous avez besoin d’avoir une vision globale du budget prévisionnel d’un salon ? Il existe des frais directement liés au salon tels que les frais d’inscription, la location du stand et sa conception ainsi que des frais dits indirects, qui sont liés à toute la promotion à faire autour de l’événement et les frais en logistique et ressources humaines.
Le fait d’établir le budget prévisionnel d’un salon avant de valider votre inscription, vous permet d’avoir une vision d’ensemble de l’investissement nécessaire et par conséquent du retour sur investissement à atteindre. Ce budget prévisionnel vous permet donc de fixer vos objectifs commerciaux.
Les frais directs liés au salon
Inscription
Pour exposer lors d’un salon professionnel, vous devez prévoir les frais d’inscription, ce prix varie en fonction de l’importance du salon auquel vous souhaitez participer, mais la fourchette est comprise entre 500 euros et 3000 euros en fonction des options que vous choisissez. À cela, s’ajoute le prix de la location de l’espace pour votre stand, comptez entre 150 à 200 euros/m2. Il est estimé que le budget prévisionnel d’un salon se répartit de la manière suivante* : 25 % des coûts consacrés à la location du stand, 40 % des coûts dédiés à la construction du stand, 15 % des coûts réservés aux frais de logistique (déplacement et hébergements des personnes de l’équipe) et 20 % seront consacrés à la promotion et au marketing autour de l’événement.
*https://expoexhibitionstands.eu/ch-fr/blog/combien-coute-la-participation-a-un-salon
Conception du stand
La conception du stand représente une part importante du budget, plusieurs solutions s’offrent à vous, vous pouvez faire appel à une agence événementielle pour une conception de stand sur-mesure, ou bien agencer vous-même le stand avec des stands parapluie ou modulaire. Pour un stand sur-mesure, il faut compter entre 300 € et 1000 € du m2, pour un stand modulaire, comptez 10 000 € pour 9m2 et pour les stands parapluie, les prix commencent à 500 €. N’oubliez pas de prévoir aussi le mobilier (chaises, tables, tabourets) qui est nécessaire pour recevoir des visiteurs sur votre stand.
Les frais indirects liés à la participation à un salon professionnel
Promotion
Aux frais directs liés au salon, s’ajoutent tous les frais indirects qui entourent l’événement. Tout d’abord la conception des supports de communication dont vous aurez besoin sur votre stand (bannières, flyers, brochures commerciales, etc.) et leur impression. Ainsi qu’une communication sur vos réseaux sociaux et l’envoi des invitations par emailing. Si vous souhaitez prévoir des goodies à offrir aux visiteurs, n’oubliez pas d’inclure leur prix dans votre budget prévisionnel du salon. Ici, le prix dépend des compétences que vous avez déjà en interne (community manager, graphistes).
Logistique
Si vous avez décidé de gérer le stand vous-même, n’oubliez pas les frais liés à son installation sur le salon. Livraison du stand, installation, branchement et raccord à l’électricité. Tous ces frais annexes sont à prendre en considération.
Ressources humaines
Lors du salon professionnel, plusieurs personnes de votre entreprise seront présentes sur le stand et il faut prévoir leur transport et leur hébergement. Il est conseillé de s’y prendre en avance, car les prix des hôtels ont tendance à flamber autour d’une grosse exposition, surtout en région parisienne. Pensez à inclure aussi les frais de restauration nécessaire pour chaque personne.
Une fois que vous aurez établi le budget prévisionnel du salon auquel vous souhaitez participer, vous pourrez mettre en place vos KPI’s à atteindre et les objectifs pour chaque commercial participant au salon. Gardez en tête que le retour sur investissement d’un salon est estimé à 10. Les inscriptions aux salons professionnels se font plusieurs mois en avance, donc regardez dès maintenant les prochains événements de votre secteur et inscrivez-vous sans tarder. Reed Exposition France organise plusieurs centaines de salons en France dans plus de 18 secteurs d’activité.