Selon une étude du Project Management Institute, 9,9 % du budget dépensés dans un projet sont gaspillés à cause d’une mauvaise gestion de celui-ci*, il faut donc savoir comment bien gérer un projet pour atteindre vos objectifs sans perdre en rentabilité, notamment si votre entreprise souhaite participer à un salon professionnel.

La gestion de projet doit répondre à trois questions principales : que faut-il faire ? Quand ? Et dans quel ordre ? Le responsable marketing doit orchestrer les différents temps forts et tâches attribuées à chacune des équipes, la gestion de projet se découpe en 5 étapes :

*https://www.teamleader.fr/gestion-de-projet

 

Définir les objectifs du salon professionnel

 

Cette étape est primordiale bien qu’elle paraisse évidente, les objectifs du salon professionnel auquel participera votre entreprise doivent être clairs pour tout le monde, de la direction aux équipes sur le terrain. Quel est l’objectif principal : la visibilité ? Le recrutement de nouveaux clients ? L’augmentation des ventes ? Pour chaque objectif définissez une donnée quantifiable à atteindre qui servira de guideline aux équipes pour décliner les temps forts du salon, les supports nécessaires, le budget, les livrables, etc. Rédigez les objectifs du salon et partagez ce document avec toutes les parties prenantes du projet pour vous assurer que tout le monde comprend la même chose.

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Faire le rétro planning du projet avec ses temps forts

 

La deuxième étape consiste à établir le rétro planning du projet qu’est votre participation à un salon professionnel. Votre rétro-planning comporte les temps forts du projet comme l’inscription, la location du stand, la décoration du stand, la réalisation et l’impression des brochures, le recrutement des équipes d’accueil si nécessaire, la formation des équipes, la logistique pour les commerciaux présents sur le salon, la communication auprès de vos clients et prospects, l’installation du stand, toutes les étapes avant la deadline, mais aussi les jours qui suivront (retour des équipes, matériels à rendre, etc.).

 

Définir les tâches, leur durée et leurs contraintes

 

Pour chaque temps fort qui ponctue votre rétro-planning, il faut dresser la liste des tâches nécessaires, si une seule tâche est oubliée cela peut déstabiliser tout le projet, cette étape est donc cruciale. Pour chaque tâche, déterminez sa durée et les contraintes qui peuvent en découler, temps de livraison très long par exemple ou encore externalisation des compétences.

 

Définir les ressources nécessaires et les attribuer aux différents services

 

Vous devez définir pour chaque tâche les ressources qui seront nécessaires et les dispatcher aux différents services, en leur communiquant les dates de livraison. Une tâche peut concerner plusieurs équipes, par exemple l’équipe design pour la création de différents supports comme des invitations papiers, des brochures, puis l’équipe communication pour la gestion de l’impression.

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Planifier et assurer le suivi de projet

 

Une fois que toutes les étapes précédentes ont été traitées vous pouvez lancer votre projet et assurer son suivi, pour cela, vous pouvez utiliser un document Excel ou bien vous servir d’un logiciel de gestion de projet. L’avantage des logiciels de gestion de projet est leur nombre d’options : les équipes peuvent mettre à jour l’avancée de leurs tâches par exemple et vous pouvez garder un œil sur le projet en temps réel. Il existe différents logiciels comme monday, trello, asana ou encore maestroprojet, chacun avec des particularités spécifiques, certains proposent même une période d’essai gratuite.

 

Un salon professionnel bien géré vous permet d’atteindre vos objectifs projets et de vous assurer un bon retour sur investissement (ROI). Le responsable marketing peut s’occuper de la gestion de projet ou bien confier cette tâche à un chef de projet. Il existe différentes méthodes de gestion de projet, comme la méthode agile qui permet de travailler en sprint, c’est-à-dire sur des cycles de vie très rapides, c’est une méthode qui permet plus de souplesse et qui s’oppose à la méthode Waterfall, qui prône une méthodologie plus traditionnelle. Les deux méthodes sont adaptées à l’organisation d’un salon professionnel.

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