En France, c’est plus de 99 000 exposants* qui participent chaque année à un salon professionnel. C’est désormais au tour de votre entreprise de se lancer et d’investir sur son propre stand sur un salon BtoB. L’inscription à un événement professionnel se fait plusieurs mois en avance, pour les gros salons parisiens, il faut parfois s’inscrire un an en avance. Une fois votre inscription finalisée et vos objectifs commerciaux déterminés, vous pouvez commencer votre rétro planning jusqu’à la date de l’événement. L’organisation d’un salon peut parfois paraître complexe, c’est pour cela que nous vous fournissons dans cet article, tous les points-clés nécessaires pour aborder sereinement votre participation à un salon professionnel.

*https://www.unimev.fr/wp-content/uploads/2019/07/UNIMEV_DATABOOK_WEB_PAGE-2.pdf

4 points pour l’organisation d’un salon

#1 L’aménagement de votre stand

 

Lors de votre inscription, vous avez pu choisir l’emplacement et la taille de votre stand. Il faut maintenant le décorer et l’agencer correctement. Pour cela, vous pouvez faire appel à une agence événementielle spécialisée dans la conception de stands sur-mesure ou vous pouvez vous adresser à l’organisateur du salon qui propose souvent des services pour aménager son stand. Vous devez prévoir tout le mobilier : canapé, table, fauteuil, mange debout, tabouret…en fonction de l’atmosphère que vous souhaitez donner à votre stand. Pensez bien au sens de circulation sur votre stand, prévoyez un espace d’accueil et faites repartir les visiteurs par un autre côté pour éviter les encombrements. La décoration est aussi très importante, vous pouvez opter pour une décoration discrète pour une atmosphère apaisante et propice aux échanges ou alors brander l’intégralité de votre stand aux couleurs de votre entreprise pour marquer les esprits.

 

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#2 Les supports de communication à prévoir

 

Sur votre stand et sur le salon, vos équipes seront amenées à distribuer différents prospectus, pensez à imprimer suffisamment de brochures commerciales par exemple. Pour habiller votre stand vous pouvez placer des bannières aux couleurs de votre entreprise, ce qui permet aux visiteurs de vous repérer de loin. Les goodies distribués sur les stands sont toujours appréciés des visiteurs et sont pour les entreprises un support de communication supplémentaire. Toutes ces impressions peuvent prendre du temps, il faut donc les anticiper plusieurs mois avant le salon professionnel, la foire ou l’exposition.

 

#3 La logistique et les ressources humaines

 

Si vous avez besoin d’hôtes et d’hôtesses sur votre stand, lancez votre recrutement en amont, car les agences spécialisées seront fortement sollicitées à l’approche de l’événement. L’un des points-clés de l’organisation d’un salon est la logistique, pour chaque personne de votre entreprise se déplaçant sur le salon, il faut prévoir les frais de déplacement et la réservation d’un hôtel si nécessaire. Par exemple, si le salon professionnel se déroule en Ile-de-France et que votre entreprise est en Province, anticipez les réservations, car les prix de l’hôtellerie augmentent très rapidement. Quelques jours avant le salon, réunissez toute l’équipe qui sera sur le salon pour un briefing général et le rappel des objectifs commerciaux à atteindre

#4 La communication autour de votre présence au salon

 

Bien qu’un salon professionnel btob ou une exposition vous offrent une forte visibilité, communiquez en amont de l’événement pour inviter vos clients et prospects à vous rendre visite sur votre stand. Une campagne emailing permet d’informer un grand nombre de personnes d’un seul coup, et pour prendre des rendez-vous en physique préférez les appels téléphoniques. La communication de vos réseaux sociaux avant et durant l’événement permet aux visiteurs d’être informés en temps réel de votre actualité et des animations sur votre stand.

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La bonne organisation de votre stand et son animation sont primordiales à la réussite de votre salon professionnel. Vos équipes doivent être correctement briefées pour recevoir et diriger les visiteurs de votre stand. Avec un retour sur investissement (ROI) de 10, le salon professionnel se présente comme un levier de croissance indispensable pour toutes les entreprises souhaitant améliorer leur visibilité et booster leurs ventes. Une fois le salon ou la foire terminé, débriefer avec vos équipes sur le déroulement du salon et les objectifs commerciaux atteints. Cela vous permettra d’évaluer votre retour sur investissement et de distinguer des pistes d’amélioration possible pour les prochains événements. 

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