Le secteur de l’événementiel reste très dynamique, chaque année la France reçoit 23 millions de visiteurs dans ses foires, congrès et salons professionnels, pour plus de 230 000 exposants. Certaines entreprises font appel à des prestataires externes pour organiser leurs salons et événements interne comme une agence événementielle par exemple. D’autres font le choix de renforcer l’équipe marketing avec un responsable événementiel. Retrouvez dans cet article, toutes les missions d’un responsable événementiel en entreprise.
Responsable événementiel : participation à des expositions et salons professionnels
Le chef de projet événementiel est par définition en charge de l’organisation des événements auxquels participe l’entreprise, il peut aussi intervenir lors de la mise en place du plan de communication et le choix des expositions et salons professionnels où l’entreprise sera présente. Il coordonne toutes les étapes de la participation à un événement comme à un salon pour professionnel : inscription à l’événement, réservation du stand, conception du stand, commande des fournitures et meubles, création des supports de communication pour le stand, recrutement des hôtes et hôtesses, feuille de route pour le jour de l’événement, gestion de la logistique et il est garant du bon déroulement du salon. C’est aussi au responsable événementiel de mettre en place des indicateurs de performance (KPI) pour s’assurer de la rentabilité de l’événement puis de présenter les résultats à la direction. Le chef de projet événementiel peut aussi faire appel à des prestataires externes comme des standistes par exemple en fonction du budget alloué, mais il reste l’unique référent dans la gestion du projet.
L’organisation des événements en interne
Pour améliorer les synergies entre les équipes des différents services de l’entreprise, les événements en interne sont un bon moyen de cohésion et permettent de fédérer les salariés autour de valeurs communes. L’organisation d’un séminaire d’entreprise avec différentes activités de team building permet aux salariés de différents services d’échanger et de se retrouver dans un contexte différent de d’habitude. Séminaire d’un jour ou d’une semaine, dans une autre ville ou dans un autre pays, tout est envisageable. Par exemple, certaines entreprises préfèrent organiser ponctuellement des journées ou des soirées team building, plutôt que de mobiliser leurs équipes plusieurs jours. C’est au chef de projet événementiel de faire différentes propositions des lieux et des activités envisagés en fonction du budget et des objectifs déterminés.
L’organisation des événements inter-entreprise
Très en vogue ces dernières années, les événements sportifs inter-entreprises sont très appréciés des salariés. Ils permettent de fédérer vos équipes et de rencontrer d’autres professionnels dans une ambiance détendue et bon enfant. Le chef de projet événementiel coordonne la participation de votre entreprise à ces différents événements. Vous pouvez participer à des événements existants, ou bien être à l’initiative de nouvelles idées, comme des petits déjeuners professionnels réguliers, des conférences, ou encore une course à pied inter-entreprises. Le principal objectif est la cohésion d’équipe et la rencontre avec d’autres professionnels.
Si votre entreprise souhaite développer sa présence à différents types d’événements comme des salons professionnels ou des événements inter-entreprise, il peut être pertinent d’intégrer dans votre équipe marketing, un responsable événementiel pour gérer et coordonner tous les projets de manière fluide. Avant de lancer le recrutement, assurez-vous d’avoir une visibilité à long terme sur le planning (non-définitif) des événements auxquels vous souhaitez participer.